Surabaya (ANTARA) - Bencana alam yang melanda tiga provinsi di Pulau Sumatra sejak akhir November 2025 telah menimbulkan dampak luas terhadap arsip pemerintahan dan pelayanan publik yang jarang mendapat perhatian dalam diskursus kebencanaan.
Banjir bandang dan longsor di Aceh, Sumatera Utara, dan Sumatera Barat telah menelan korban jiwa lebih dari 1.000 orang dengan 1,1 juta jiwa mengungsi. Data BPNB mencatat kerusakan mencapai 147.236 unit rumah, 290 kantor pemerintah, dan 967 fasilitas pendidikan di 52 kabupaten atau kota terdampak.
Minimal 60 perguruan tinggi dan universitas mengalami kerusakan fasilitas yang berpotensi berdampak pada arsip akademik, administrasi kampus, dan rekam jejak mahasiswa. Melihat fenomena bencana alam dan dampaknya tersebut, arsip yang merupakan aset penting sering terabaikan saat penanganan bencana meski dampaknya sangat signifikan bagi pelayanan publik.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menetapkan arsip sebagai rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media yang menjadi bukti hak serta kewajiban penyelenggara negara. Undang-undang tersebut mengamanatkan negara memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip dari berbagai ancaman termasuk bencana nasional sesuai Pasal 34 ayat 5.
Mekanisme penyelamatan arsip saat bencana mengikuti aturan dalam Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana Pasal 6 huruf g mengenai pemeliharaan dokumen otentik dari ancaman bencana. Ketentuan ini memberi landasan bahwa penyelamatan arsip merupakan bagian dari perlindungan hak warga negara atas pelayanan publik berkelanjutan.
Data resmi lengkap terkait arsip yang rusak atau hilang di Sumatra masih dalam tahap pendataan namun kerusakan ratusan fasilitas menunjukkan tingginya risiko kerusakan arsip. Arsip vital keluarga yang tersimpan dalam bangunan rusak juga sangat rentan hilang permanen jika tidak segera ditangani dengan prosedur yang tepat.
Pemerintah pusat masih mempertahankan status bencana daerah meski dampaknya telah melampaui batas administratif lokal dan berskala luas lintas wilayah. Status bencana nasional menurut undang-undang penanggulangan bencana berperan penting dalam koordinasi sumber daya, pendanaan, dan kelembagaan untuk respons yang lebih efektif dan komprehensif.
Dari perspektif kearsipan, status bencana berimplikasi besar pada pendanaan penanganan arsip karena UU Kearsipan menyatakan pendanaan perlindungan arsip akibat bencana nasional menjadi tanggung jawab pemerintah pusat. Jika bencana berstatus daerah maka pendanaan bergantung pada APBD pemerintah daerah masing-masing yang saat ini tengah tertekan dengan beban penanganan korban dan rehabilitasi.
Mengandalkan APBD daerah untuk menyelamatkan arsip strategis berisiko membuat upaya tertunda karena anggaran pemulihan arsip bersaing dengan kebutuhan mendesak lainnya seperti hunian dan infrastruktur dasar. Pemulihan arsip sering dianggap bukan prioritas padahal risiko kehilangan arsip permanen terus meningkat seiring waktu tanpa penanganan segera.
Biaya kehilangan arsip jauh lebih mahal dibanding biaya pemulihannya karena kehilangan arsip berarti kehilangan legitimasi dan hak-hak keperdataan warga negara. Konsekuensinya dapat membuka celah sengketa di masa depan dan menghambat negara mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana diamanatkan undang-undang.
UU 43 tahun 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan tujuan menjamin ketersediaan arsip autentik sebagai alat bukti sah dan perlindungan kepentingan negara serta hak keperdataan rakyat. Undang-undang juga menjamin keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dan keselamatan aset nasional sebagai identitas bangsa yang harus dijaga dalam kondisi apapun.
Dalam praktik kebencanaan di Indonesia, kerusakan arsip belum diposisikan sebagai indikator utama penetapan status bencana padahal dampaknya berskala nasional ketika arsip strategis rusak masif lintas sektor. Ketika arsip kependudukan, pertanahan, keuangan, pendidikan, dan perencanaan pembangunan tidak dapat diakses maka proses pemulihan akan tersendat dan akuntabilitas anggaran rawan dipersoalkan.
Tsunami Aceh Desember 2004 mendapat respon nasional terkoordinasi dengan dukungan internasional berskala besar dimana kerusakan arsip administratif dan vital menjadi tantangan besar pemulihan jangka panjang. Bantuan pemerintah Jepang berupa freeze dry vacuum chamber dan JICA untuk evakuasi serta pemulihan arsip tsunami berhasil menyelamatkan puluhan ribu buku arsip tanah.
Saat itu arsip harus dievakuasi dari Aceh ke Jakarta untuk proses pemulihan dan restorasinya dengan dukungan teknis internasional yang memadai. Dampak banjir bandang di Sumatra kini lebih menyebar dan multifaset di lebih dari satu provinsi sehingga tantangan evakuasi dan restorasi arsip jauh lebih kompleks.
Tekanan pada sistem birokrasi lokal dan pemahaman penjaminan keselamatan arsip dapat membuat banyak arsip belum sempat dipindahkan atau diamankan sebelum maupun sesudah banjir bandang terjadi. Upaya penyelamatan dan pemulihan arsip pasca bencana memerlukan koordinasi lintas lembaga kearsipan nasional dengan Arsip Nasional RI sebagai koordinator bersama instansi terkait.
Penanganan arsip terdampak membutuhkan tenaga ahli evakuasi arsip dan konservator dokumen yang memerlukan sumber daya manusia serta alat khusus untuk proses pengeringan dan digitalisasi. Pendanaan memadai diperlukan agar proses penyelamatan hingga restorasi arsip fisik dapat dilaksanakan tanpa menunggu kapasitas fiskal daerah yang terbatas saat ini.
Tanpa status bencana nasional maka akses terhadap sumber daya nasional sangat terbatas padahal pelibatan kementerian dan lembaga pusat lebih awal dapat mempercepat pemulihan arsip. Penetapan status bencana nasional membuka ruang pemerintah daerah lainnya ikut berpartisipasi dan berkontribusi dalam penyelamatan serta pemulihan arsip terdampak bencana.
Rujukan hukum melalui UU Kearsipan dan UU Penanggulangan Bencana telah menetapkan kewajiban negara dalam penyelamatan arsip namun perlu kebijakan mendorong penetapan status bencana nasional untuk optimalisasi pendanaan dan koordinasi. Melihat kerusakan arsip sebagai bagian dampak bencana akan memberi perspektif baru dalam kebijakan penanggulangan bencana di masa depan yang lebih komprehensif.
*) Penulis adalah Pemerhati Kearsipan dan Anggota Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI), Tidor Arif T. Djati.
