Pandemi COVID-19 telah memberikan banyak pelajaran baru dan memaksa lingkungan untuk berubah serta beradaptasi dengan cepat. Salah satunya adalah mempercepat transformasi digital baik di dalam masyarakat, dunia usaha dan tidak terkecuali pada pemerintahan.
Jika dahulu kita bicara tentang teknologi, maka sekarang kita bekerja dengan teknologi. Hal inilah yang mengubah cara pandang dalam melakukan interaksi sosial dan cara bekerja.
Pandemi mendorong pekerjaan dilakukan secara jarak jauh. Banyak orang bekerja dari rumah sambil menjalankan berbagai tuntutan non-kerja, misalnya, membantu anak-anak belajar di rumah.
New normal telah mengubah bisnis menjadi bekerja di rumah, pertemuan langsung menjadi konferensi web, dan ruang tatap muka menjadi tugas daring dan pelajaran virtual.
Pegawai pun dipaksa untuk menggunakan teknologi dengan cara baru untuk melakukan pekerjaan mereka. Dampak positif dari cara baru ini adalah pegawai menjadi lebih mahir dalam menggunakan alat kerja digital yang membawa rutinitas dan kebiasaan baru ke dalam kehidupan mereka.
Dengan menggunakan perangkat kerja yang digital membuat pekerjaan menjadi fleksibel dan mudah diakses di mana pun. Perubahan-perubahan ini cenderung mempengaruhi hasil kerja dan karier individu dengan cara yang berbeda.
Dengan demikian, fungsi kantor di zaman sekarang memang makin luntur. Secara tidak langsung kantor cuma ruang untuk bertemu. Kalau sudah di depan laptop, maka semua orang akan sibuk dengan pekerjaannya masing-masing.
Pemerintah pun tidak mau ketinggalan untuk menerapkan konsep ini kepada para Aparatur Sipil Negara (ASN).
Badan Kepegawaian Negara (BKN) kemudian melakukan survei tentang skema kerja bagi ASN. Dari 8.577 responden yang mengikuti survei, 95,7 persen setuju dengan skema kerja hybrid, artinya tidak semuanya harus masuk kantor sebagaimana saat merebaknya virus corona.
Selain itu, pola kerja tersebut juga dikaji berdasarkan praktik bekerja dari kantor atau work from office (WFO) dan bekerja dari rumah atau work from home (WFH) yang terbukti berjalan dengan baik dan berhasil pada saat pandemi COVID-19.
Menindaklanjuti hal itu, Presiden RI Joko Widodo (Jokowi) menerbitkan Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 21 Tahun 2023 tentang Hari Kerja dan Jam Kerja Instansi Pemerintah dan Pegawai Aparatur Sipil Negara.
Lewat Perpres ini, ASN bisa bekerja secara fleksibel tanpa harus datang ke kantor alias bekerja dari mana saja atau work from anywhere (WFA). Jadi istilahnya bukan lagi WFH tapi WFA. Kalau di Kementerian Keuangan istilahnya fleksibilitas tempat bekerja atau flexible working space (WFS).
Dalam pasal 8 Perpres 21/2023 yang diundangkan pada 12 April 2023 itu menyebutkan bahwa pegawai ASN dapat melaksanakan tugas kedinasan secara fleksibel. Pelaksanaan tugas kedinasan secara fleksibel sebagaimana dimaksud di atas meliputi fleksibel secara lokasi dan/atau fleksibel secara waktu.
Dengan adanya Perpres ini, ASN dapat bekerja secara fleksibel dari mana saja dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Adapun pola kerja WFA dipilih dengan tujuan agar ASN mampu meningkatkan kinerja lebih optimal.
Tujuan dari semua itu adalah untuk meningkatkan kinerja dan kepuasan ASN dalam bekerja, sekaligus meningkatkan efektivitas dan efisiensi birokrasi pemerintahan.
Meski demikian, tidak semua ASN bisa menerapkan pola kerja ini. Hanya ASN yang kerjanya bersinggungan langsung dengan publik dan membutuhkan kehadiran fisik tidak bisa menerapkan WFA.
Bagi ASN yang memiliki tugas dan fungsi yang sifatnya administratif mungkin cara seperti itu bisa diterapkan. Namun, halnya bagi ASN yang tugas dan fungsinya di unit kerja kalau yang bersinggungan langsung dengan publik dan yang membutuhkan kehadiran fisik tetap WFO.
Adapun jenis pekerjaan dan pegawai di sebuah instansi yang bisa menerapkan kerja secara fleksibel itu, akan ditentukan oleh PPK atau pimpinan instansi tersebut. ASN yang telah ditunjuk untuk bekerja secara fleksibel ini, tetap wajib untuk memenuhi ketentuan jumlah jam kerja dalam 1 minggu dan mendapatkan hak, sesuai ketentuan yang ada.
Mungkin, pekerjaan seperti ini yang banyak diidamkan orang. Bisa bekerja di mana pun, tanpa harus masuk kantor. Gaji dan tunjangan lancar, belum lagi jaminan pensiun di hari tua.
Namun, kerja fleksibel itu juga perlu memperhatikan ukuran organisasi dan jenis sektor pekerjaan. Ada beberapa faktor yang harus diperhatikan saat kerja tanpa harus di kantor, seperti budaya kerjanya yang harus dibangun.
Dari segi instansi/perusahaan harus bisa menetapkan jam kerja pegawai, absensi dan check list pekerjaan yang sudah selesai. Untuk itu, instansi/perusahaan perlu mengembangkan aplikasi untuk menunjang urusan absen hingga check list pekerjaan. Bahkan dilengkapi GPS untuk melacak di mana karyawan berada.
Begitu juga dari segi pegawai/karyawannya pun harus bisa siap bekerja dimanapun dengan pengawasan ketat dari instansi. Termasuk harus bisa mengatasi adanya gangguan dari lingkungan sekitar seperti halnya, saat kerja di rumah dengan adanya gangguan dari anak-anak atau lainnya.
Aktivitas baru di masa pandemi tidak sepenuhnya ditinggalkan para pekerja. Jika sebelumnya mereka akrab dengan WFH, kini muncul fenomena baru yang kerap disebut work from cafe (WFC). Sampai saat ini pun, WFC malah jadi tren pola kerja baru bagi generasi muda atau milenial.
Sejumlah pengunjung bercengkerama usai pembukaan kafe Foodies Gallery di LKBN ANTARA Biro Jatim, Surabaya, Senin (2/10/2023). (ANTARA/Fatwa Ilham)
Dengan adanya kebiasaan WFC ini setidaknya dapat menghilangkan rasa suntuk orang-orang yang harus bekerja dari rumah. Meskipun pandemi telah membaik, tren WFC ini masih banyak dilakukan para pekerja muda. Apalagi saat ini banyak perusahaan yang memberikan fleksibilitas kerja bagi karyawannya.
Bekerja di kafe memberikan perubahan pemandangan yang dapat membantu merasa lebih fokus dan termotivasi. Sebagian orang merasa hal ini sebagai salah satu solusi mengatasi rasa jenuh ketika bekerja.
Adapun ngopi sambil kerja di kafe punya beberapa manfaat seperti halnya WFC jadi ladang inspirasi. Biasanya sebagian para pekerja yang kehabisan ide kreatif saat lagi bekerja langsung ke kafe. Sambil minum kopi, ide itu biasanya keluar.
Selain itu, mempererat hubungan tim. WFC tidak harus dilakukan sendirian, melainkan bisa dengan mengajak tim di kantor untuk bekerja bareng di luar. Dengan mengajak tim, hubungan antarpegawai bisa semakin dekat.
Paham kondisi lapangan
Belum lama ini, Wali Kota Surabaya Eri Cahyadi menyampaikan keinginannya untuk memberikan keleluasaan bagi para ASN untuk bekerja dari luar lingkungan wilayah perkantoran pemerintah kota setempat.
Baginya, sekarang ini ASN bisa bekerja dari mana pun. Hal itu sesuai dengan konsep Surabaya Smart City yang mengedepankan digitalisasi. Sistem kerja di era digitalisasi ini tak hanya memandang soal kehadiran di kantor, melainkan harus memiliki pemikiran merealisasikan output dan outcome yang sudah ditetapkan.
Oleh karenanya, bekerja disebutnya tidak harus dilakukan dari balik meja saja, melainkan langsung turun untuk mengetahui persoalan yang muncul di lingkungan masyarakat.
Bahkan bisa saja para ASN itu kerja sambil ngopi dengan masyarakat di warung kopi (warkop), kafe, restauran, mal atau lainnya. Dari situ diharapkan akan muncul diskusi atau obrolan antara warga dengan aparatur negara.
Sistem kerja yang fleksibel itu dimaksudkan membuat para ASN bisa lebih memahami kondisi di lapangan. Selain itu, ASN juga tidak merasa tegang hingga tertekan dengan beban pekerjaan yang dijalankannya. Namun, mereka diharapkan bisa menikmati hidup sebagai pegawai negara, sekaligus tetap bersikap profesional.
Wali kota pun tidak mengkhawatirkan soal pengawasan kinerja anak buahnya dengan sistem kerja baru itu. Sebab, semua komponen kedinasan saat ini mayoritas sudah mengandalkan aplikasi berbasis daring.
Sesuai rencana, Pemerintah Kota Surabaya akan menerapkan sistem tersebut mulai 2024. Untuk itu, seluruh pelayanan di lingkup pemerintah kota harus sudah digitalisasi sehingga pelayanan kepada masyarakat bisa dilakukan dari mana saja secara digital menggunakan ponsel.
Dengan wacana ASN bekerja dari mana saja, maka sistem tersebut dinilai hampir sama dengan sistem yang diterapkan oleh para startup yang ada di Indonesia. Jadi tetap ada output dan outcomenya. Output merupakan hasil-hasil dari proses atas input, sedangkan outcome merupakan sasaran yang akan dicapai melalui output.
